Plusieurs mandats nous sont confiés concernant la rédaction ou la révision et la mise à jour de la documentation en place. Techniquement, toutes ces demandes visent un objectif précis: simplifier l’approche de rédaction, de manière à rendre l’information facilement compréhensible à l’utilisateur, sans que ce dernier ait à lire un texte littéraire lourd et beaucoup trop souvent assommant. La représentation graphique, qu’elle soit appelée cartographie, logigramme ou ordinogramme devient alors l’outil tout désigné.

Une procédure est un document interne par lequel, la manière de procéder que ce soit en termes de gestion ou d’organisation opérationnelle est définie. Généralement, elle précise :
• le quoi (activité à réaliser)
• le qui (le ou les responsables de l’activité)
• le quand (la fréquence de l’activité)
• le comment (la démarche de réalisation de l’activité)
• les liens (documents rattachés et références pertinentes)
• l’historique (traçabilité des changements)

La procédure correspond donc à un guide auquel l’utilisateur référera pour pouvoir réaliser correctement et au moment opportun les actions prévues.

Il arrive parfois, parce que l’on veut s’assurer de ne rien oublier ou encore parce que l’on est un brin trop pointilleux que ces documents soient encombrés d’information superflue, voire inutile. Ce faisant, il peut y avoir confusion et l’utilisateur risque de se rendre directement aux seules informations qu’il jugera utiles. Mieux vaut, dans de tels cas, revoir l’approche rédactionnelle. Bien entendu, il n’y a pas d’approche idéale; la meilleure étant celle qui satisfait les besoins internes. Par contre, dans l’optique de rendre l’information plus claire et plus simple, la représentation visuelle est l’orientation à privilégier.

Démarche de cartographie des procédures :

1. Adopter une convention de symboles

Les symboles constituent l’image graphique par laquelle l’utilisateur voit, d’emblée, le type d’action à poser. Inutile de réinventer la roue, il est souvent plus simple de recourir à une convention générale, telle :

2. Définir la structure :

Évaluer comment l’on veut rendre l’information. Veut-on indiquer les interrelations entre les différents acteurs de la démarche (gestion) ou veut-on préciser une séquence d’exécution (opération)? Selon le cas, on optera pour une structure appropriée. À titre d’exemples :

3. Inscrire les différentes actions, indiquer les liens et le déroulement des opérations à l’aide de flèche, puis les options de décision.

À titre d’exemple, on pourrait schématiser la démarche d’évaluation des camions à la réception et de la prise de décisions, en fonction de la conformité ou de la non-conformité de ces derniers, comme suit :

En somme, pas de recette unique, simplement un désir de mieux communiquer!

Rédactrice : Martine Guilbault, Blogue GFC Ressources inc.

Assurer la performance d’un procédé de fabrication passe obligatoirement par la cueillette de données et l’analyse de ces dernières. C’est pourquoi des référentiels qualité, tel le Code SQF, rendent le contrôle statistique du procédé obligatoire !

L’utilité de cette approche est assez simple : en industrie alimentaire, où des milliers de produits sont fabriqués chaque jour, il est impossible d’obtenir des produits parfaitement identiques. En fait, le procédé fabriquera des produits semblables, qui respecteront un certain intervalle de valeurs et où la majorité de ces derniers se retrouveront. Pour maximiser l’efficacité, on cherchera donc à évaluer la performance, en termes de constance, de la ligne de production. Le contrôle statistique du procédé est alors l’outil tout désigné pour obtenir une représentation du comportement du procédé de fabrication dans le temps.

Pour pouvoir réaliser ces analyses, on recourt, notamment, aux cartes de contrôle et aux indices de capacité.

Une carte de contrôle correspond :

• au nombre d’unités à prélever sur une ligne de production du procédé soumis à l’évaluation;
• aux mesures et aux graphiques obtenus à partir des données compilées sur le produit;
• aux règles établies pour juger si le procédé de fabrication à l’étude est sous contrôle ou hors de contrôle.

Les cartes de contrôle s’avèrent donc particulièrement utiles lorsque :

• les volumes de production sont considérables;
• les produits fabriqués ont un historique de non-conformité;
• les coûts d’inspection sont importants et que l’on désire les réduire.

Toutefois, pour assurer leur validité et leur pertinence, ces outils doivent reposer sur un ensemble de techniques qui relèvent de la statistique:

1. Notions de statistique descriptive et de distribution normale de données.

L’objectif de la statistique descriptive est de synthétiser l’information contenue dans un ensemble de données. Des concepts tels que les mesures de tendance centrale et de dispersion, ainsi que la loi normale servant de base aux cartes de contrôle par mesures.

2. Cartes de contrôle par mesures et par attributs

Où le type de données recueillies détermine le choix de la carte à utiliser pour analyser le procédé de fabrication à l’étude.

3. Outils d’analyse, dont les indices de capacité

qui permettent de juger si un procédé est en mesure de fabriquer des produits conformes aux spécifications.

Rédactrices : L./M.Guilbault, Blogue GFC Ressources inc.

La relation client-fournisseur en est une particulière : sans l’une ou l’autre des parties, nul ne saurait exister. Bien qu’elle soit vitale, cette dernière s’est toutefois, au fil des années, complexifiée : marchés ouverts fortement compétitifs et exigences des référentiels, sous la gouverne du GFSI, de plus en plus pointues. Dans ce contexte, comment instaurer un processus fiable de sélection, de qualification, d’approbation et d’évaluation de la performance, garantissant la satisfaction des exigences posées, sans exercer une pression à la hausse sur les prix et alourdir indûment le processus ?

Bien que l’acheteur soit le responsable clé de l’approche, le qualiticien demeure un acteur incontournable pour assurer le respect des exigences du référentiel implanté de gestion de la sécurité des produits. En ce sens, il doit donc y avoir collaboration étroite entre les deux.

Par ailleurs, la démarche entreprise sera fonction de la criticité du produit acquis sur la fabrication et sur les objectifs poursuivis par l’organisation. Conscient que cette démarche pourra varier d’une entreprise à l’autre et même d’un auteur à l’autre, nous proposons ci-dessous, des étapes clés. À vous de formaliser votre démarche interne!

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La détection et le traitement des non-conformités est un processus puissant qui permet à l’organisation de progresser en agissant, de façon durable, sur la cause profonde de chacune d’entre elles. Ce faisant, ce n’est pas seulement l’évidence qui est traitée, mais bien la racine même de la non-conformité.

Pourtant, bien que la démarche ait fait ses preuves et bien que l’approche se fonde sur les principes mis de l’avant par Deming, plusieurs peinent encore à obtenir une progression positive et des retombées durables des actions déployées.

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