Plusieurs mandats nous sont confiés concernant la rédaction ou la révision et la mise à jour de la documentation en place. Techniquement, toutes ces demandes visent un objectif précis: simplifier l’approche de rédaction, de manière à rendre l’information facilement compréhensible à l’utilisateur, sans que ce dernier ait à lire un texte littéraire lourd et beaucoup trop souvent assommant. La représentation graphique, qu’elle soit appelée cartographie, logigramme ou ordinogramme devient alors l’outil tout désigné.

Une procédure est un document interne par lequel, la manière de procéder que ce soit en termes de gestion ou d’organisation opérationnelle est définie. Généralement, elle précise :
• le quoi (activité à réaliser)
• le qui (le ou les responsables de l’activité)
• le quand (la fréquence de l’activité)
• le comment (la démarche de réalisation de l’activité)
• les liens (documents rattachés et références pertinentes)
• l’historique (traçabilité des changements)

La procédure correspond donc à un guide auquel l’utilisateur référera pour pouvoir réaliser correctement et au moment opportun les actions prévues.

Il arrive parfois, parce que l’on veut s’assurer de ne rien oublier ou encore parce que l’on est un brin trop pointilleux que ces documents soient encombrés d’information superflue, voire inutile. Ce faisant, il peut y avoir confusion et l’utilisateur risque de se rendre directement aux seules informations qu’il jugera utiles. Mieux vaut, dans de tels cas, revoir l’approche rédactionnelle. Bien entendu, il n’y a pas d’approche idéale; la meilleure étant celle qui satisfait les besoins internes. Par contre, dans l’optique de rendre l’information plus claire et plus simple, la représentation visuelle est l’orientation à privilégier.

Démarche de cartographie des procédures :

1. Adopter une convention de symboles

Les symboles constituent l’image graphique par laquelle l’utilisateur voit, d’emblée, le type d’action à poser. Inutile de réinventer la roue, il est souvent plus simple de recourir à une convention générale, telle :

2. Définir la structure :

Évaluer comment l’on veut rendre l’information. Veut-on indiquer les interrelations entre les différents acteurs de la démarche (gestion) ou veut-on préciser une séquence d’exécution (opération)? Selon le cas, on optera pour une structure appropriée. À titre d’exemples :

3. Inscrire les différentes actions, indiquer les liens et le déroulement des opérations à l’aide de flèche, puis les options de décision.

À titre d’exemple, on pourrait schématiser la démarche d’évaluation des camions à la réception et de la prise de décisions, en fonction de la conformité ou de la non-conformité de ces derniers, comme suit :

En somme, pas de recette unique, simplement un désir de mieux communiquer!

Rédactrice : Martine Guilbault, Blogue GFC Ressources inc.