Grille

Techniquement, l’auditeur est guidé sur le terrain par une grille d’enquête. Sans que cette dernière soit obligatoire, elle permet généralement de structurer les aspects à évaluer, tout en facilitant la prise de notes sur laquelle se fonderont les conclusions à tirer. Bien que l’outil soit intéressant, s’il est préformaté avec les points d’audit et les questions en lien, comme annexe à la procédure, il peut devenir rigide, contraignant et amener l’auditeur dans une relation un peu figée avec l’audité, de type : « Je lis une question convenue et j’attends une réponse tout aussi convenue. »  Baisse de la performance assurée!

Pour contrer les faiblesses de l’outil, accroître l’efficacité du processus interne et garantir ainsi une plus grande valeur aux retombées de l’audit, le propriétaire du processus d’audit aurait avantage à laisser ses auditeurs développer leurs propres grilles en leur fournissant un canevas de rédaction vierge. Après s’être assuré, bien sûr, de leur avoir offert une formation technique pertinente.

 

Édition du canevas de rédaction (l’auditeur-chef) :

  1. Formater, sur le canevas de la grille, les sections à compléter en préparation, en réalisation et lors de la conclusion de l’audit :
    • Section pour y préciser les éléments sur lesquels portera l’audit
    • Section pour y inscrire les constats recueillis lors de l’activité
    • Section pour y indiquer les conclusions tirées,suite à l’évaluation des constats recueillis : élément conforme ou non conforme ou point d’observation à relever et à porter à l’attention de l’audité
  2. Prévoir suffisamment d’espace, à la section collecte, pour que l’auditeur puisse y inscrire, de manière lisible et structurée, l’ensemble des constats recueillis.

Préparation de la grille d’enquête (chacun des auditeurs) :

  1. S’approprier les différents documents en lien avec les éléments à auditer.
  2. Repérer les points essentiels devant être considérés durant l’audit pour être en mesure de jauger, de manière objective, le niveau de conformité de l’élément audité, puis les inscrire sur la grille d’enquête, sous la section : Éléments d’audit.  À titre d’exemple, pour une activité d’audit portant sur une procédure de formation :
  3. Statuer sur la technique d’audit appropriée selon le contexte : observation directe, consultation des dossiers, entretien avec le ou les responsables visés.
  4. Préparer des questions en vue de recueillir et de préciser le maximum d’informations. Ces questions réfléchies serviront à l’auditeur comme activité de préparation, mais surtout, sur le terrain, comme guide de discussion avec l’audité. Les questions ne seront pas lues, mais formulées de manière spontanée et positive, dans une approche d’échanges; approche où l’audité sera dans une relation de partage de l’information et non d’évaluation directe.

Bien que l’audit terrain demande un savant mélange de techniques, l’attitude de l’auditeur à recourir aux questionnements et l’habileté de ce dernier à formuler correctement ses questions peuvent faire toute une différence dans l’efficacité de l’audit.

Pour davantage d’information sur … cette question..!, consultez notre prochain article!

 

 

Rédactrice : Martine Guilbault, Blogue GFC Ressources inc.