Enregistrements valides ? Onze (11) règles de base!
Les données, constats, observations ou autres éléments enregistrés sont le reflet des opérations d’une entreprise. Ils traduisent, lorsque répondant aux principes d’une bonne documentation, les actions, les évaluations et les rectifications réalisées permettant, ainsi, de prendre une décision éclairée quant à la libération ou non d’un lot.
De même, en constituant le tracé historique des opérations, les enregistrements consolident le degré de confiance qu’auront les instances gouvernementales, les auditeurs clients et les auditeurs système quant à la capacité de l’entreprise de garantir la conformité de produits fabriqués. Cet historique sera d’autant plus important, dans la démarche d’enquête, lorsque surgiront une plainte, un retrait ou encore une obligation de rappel. Par contre, encore faudra-t-il, pour garantir leur fiabilité et leur validité, que ces enregistrements se conforment à certains principes de base!
1 – INSCRIPTION PERMANENTE !
Raison : Les inscriptions doivent être protégées contre l’effacement et les modifications possibles qui pourraient induire des pertes d’information ou encore des falsifications.
De même, on doit pouvoir facilement distinguer l’original de la photocopie et les données initiales des corrections apportées lors de la vérification.
Action : Faire usage d’un crayon à l’encre bleue indélébile.
2 – INSCRIPTION DIRECTE !
Raison : Les carnets personnels, les annotations sur feuille mobile, les post-it et autres supports de même type peuvent se perdre, sans compter que la retranscription peut être source d’erreurs.
Action : Inscrire directement toute l’information sur le document officiel, que les données soient conformes ou non aux standards attendus.
3 – INFORMATION CLAIRE !
Raison : L’information inscrite en dossier doit permettre au personnel technique de suivre l’ensemble des activités réalisées, sans qu’il n’y ait la moindre ambiguïté.
Action : Annoter toutes les informations, incluant les commentaires complémentaires, de manière détaillée et précise.
4 – INFORMATION EXACTE !
Raison : L’exactitude des calculs est essentielle à la validité des résultats et aux décisions qui vont en découler!
Action : Réviser ses calculs.
5 – INFORMATION VÉRIDIQUE !
Raison : Les décisions prises sur un lot doivent pouvoir se fonder sur des dossiers fiables. Cette fiabilité est en lien direct avec l’assurance que l’information inscrite au dossier représente, à la connaissance de l’opérateur, du superviseur ou autre personne signataire, les données qui ont été réellement obtenues et les faits qui se sont réellement passés. Toute information contraire à ce principe est considérée comme une falsification et correspond à un manquement professionnel grave!
Action : Inscrire, en dossier, uniquement la vérité et non ce que l’on pense être attendu.
6 – INSCRIPTION LISIBLE !
Raison : De manière à assurer l’utilité et la crédibilité de l’information, les inscriptions faites doivent pouvoir être lues, sans difficulté, par des tiers et les corrections doivent respecter les conventions établies, à savoir : recourir à un trait fin pour rayer la donnée erronée puis inscrire la donnée valide au-dessus en prenant soin d’apposer ses initiales, ainsi que la date de correction. Proscrire le liquide correcteur, le raturage et la sur-écriture! Ce faisant, on indique clairement qu’il s’agit simplement d’une erreur et non d’une falsification.
Action : Inscrire lisiblement l’information et corriger correctement les erreurs.
7 – INFORMATION COMPLÈTE !
Raison : Toutes les données, actions ou autres doivent être colligées ou annexées, de manière à garantir la traçabilité de l’ensemble des activités réalisées et la conformité du dossier. Cette exigence concerne donc aussi l’inscription des arrêts, des bris, des reprises, des changements, des déviations, des non-applications (S/O, N/A ou —) ou de tout autre événement, ainsi que l’annexion des chartes informatiques, copie d’étiquette ou autres.
Action : Proscrire, pour la répétition, l’usage des guillemets, ne pas laisser d’espaces vides, fermer la fin des tableaux par un trait transversal et regrouper tous les documents liés.
8 – INSCRIPTION INSTANTANÉE !
Raison : Attendre, à la fin des activités ou du quart de travail, pour inscrire une donnée ou une information peut entraîner des oublis, voire des erreurs et ainsi rendre le dossier incomplet et peu fiable.
Action : Enregistrer l’information dès que celle-ci est disponible ou dès que la donnée a été obtenue.
9 – CONVENTIONS STANDARDISÉES !
Raison : Les diverses manières d’enregistrer une date ou une heure peuvent créer de la confusion. Il faut donc définir les usages souhaités à l’interne : date internationale, date canadienne, date américaine, cadran horaire 24 heures ou usage des abréviations AM/PM.
Action : Respecter les conventions d’inscription formalisées.
10 – SIGNATURE VALIDE !
Raison : Selon les systèmes, il existe différents types de signatures, soit les signatures d’exécution, de surveillance ou de vérification. Quoi qu’il en soit, la signature identifie la personne qui a réalisé les tâches demandées et implique que cette dernière s’en porte garante.
Dans le cas d’une tâche d’exécution, elle signifie que le signataire se porte garant de la conformité de l’exécution et de la validité de l’information inscrite.
Dans le cas d’une action de surveillance, elle signifie que les tâches demandées ont fait l’objet d’un contrôle, à savoir qu’elles ont été réalisées correctement, que l’information y est lisible et complète et que les calculs, s’il y a lieu, sont exacts.
La signature de vérification vient, si elle est appliquée, confirmer le tout.
Action : Signer uniquement les tâches et les actions dont la responsabilité vous a été formellement attribuée.
11 – DOSSIER CONSERVÉ !
Raison : Les dossiers ainsi complétés doivent être accessibles aux fins de consultation ou de vérification, s’il y a lieu.
Action : Assurer l’accessibilité, puis l’archivage des dossiers sur une période minimale d’au moins un an après la date de péremption du lot ou pendant cinq ans, suivant la période la plus longue.
Rédactrice : Martine Guilbault, Blogue GFC Ressources inc.
